Como Dirigir uma Reunião de Comissão?

O tema de hoje é bem interessante para Anciãos, Diretores de Grupo, ou demais líderes que querem aprender a forma prática de conduzir uma reunião na igreja.


Como Preparar?
1. Devem constar no planejamento anual da igreja (data, horário, local, etc).
• Ex. 1º sábado ou domingo de cada mês, às 15:00 horas.
• Na primeira reunião do ano, consultar as pessoas que participarão da Comissão, para decidirem o melhor dia, horário e local das reuniões ordinárias.
2. Preparar uma lista dos itens a serem tratados. Esta será a agenda ou “pauta” da reunião.• Esta agenda deve ser preparada junto com o Pastor do distrito e os demais Anciãos da igreja, além do(a) Secretário(a) da Comissão.
3. Planejar a mensagem devocional (meditação inicial), que deve ser curta.
• É bom também ter alguns minutos de oração antes da reunião.
4. Entregar, no culto anterior, um memorando ou carta, relembrando da reunião (data, horário, local, juntamente com a agenda de assuntos). Esta é uma tarefa para a Secretaria da Igreja.
5. Caso necessário, estudar alguns assuntos em “comissões menores”, quando isto for apropriado.
6. Cuidar para que o local esteja devidamente preparado para a reunião.
• Cadeiras, ventilação/climatização, quadro negro, giz, canetas, etc.

Como Conduzi-la?
1. Comece exatamente no horário marcado, com uma tolerância de, no máximo, 10 minutos.
• Dependendo do horário da reunião, seria interessante promover um ligeiro coffee breakuns 20 minutos antes do início da reunião.
2. Verificar o QUORUM (número votado pela igreja para possibilitar o início das deliberações da Comissão). Na maioria dos casos, este número mínimo é a metade+1 dos membros da Comissão.
3. Apresentar a mensagem devocional (máximo 5 min.).
4. Ter momentos para oração.
5. Cuidar para que a duração da reunião seja equilibrada. Uma reunião não pode ter horário para começar e não ter também limite para concluir. Mesmo que nem todos os assuntos tenham sido tratados, encerre a reunião no horário previamente combinado.
6. Verificar se o/a secretário(a) está presente. Se não estiver, deve-se escolher uma outra pessoa para anotar provisoriamente esta reunião e redigir a respectiva ATA.
• É neste momento do início, também, que o/a Secretário(a) lê a ata da reunião passada e recolhe a assinatura dos que estiveram presentes a ela.
7. Considerar um assunto de cada vez, conforme consta na agenda/pauta. Não permitir que outros assuntos sejam discutidos, além dos que foram previamente agendados.
8. Incentivar a participação de todos. Cuidado com aqueles mais “políticos” que costumam monopolizar as decisões e dominar a Comissão.
9. Não permitir divagação nem agressões pessoais.
10. Utilizar perguntas. A pergunta pode ser de várias maneiras:
a) dirigidas a todos os participantes
b) dirigida nominalmente
c) devolução de perguntas
11. Lembrar que o presidente não propõe, não apóia e não vota. A não ser para desempatar.
12. Conduzir a votos claros e precisos que indiquem quando foi o caso, quem fará, como, quando, etc.
13. Terminar no horário, agradecendo a presença e a participação.

Como Agir Após a Reunião?
1. Providenciar para que seja preparada a Ata.
2. Revisá-la antes de apresentar à igreja.
3. Providenciar uma cópia da Ata para cada participante, quando necessário.
4. Manter sigilo absoluto sobre os assuntos tratados, especialmente os que envolvem disciplina de membros.
5. Agir de acordo com os votos.

Como as Decisões são Tomadas?
Princípios essenciais das regras parlamentares:
• Cortesia e justiça com todos
• Considerar um item de cada vez
• A minoria precisa ser ouvida
• A maioria deve prevalecer
• O propósito das regras é facilitar a ação e não obstruí-la

Métodos de Votação:
• Declarando SIM ou NÃO
• Erguendo a mão
• Escrevendo em segredo

Tipos de Votação:
1 - Por maioria (metade+1, no mínimo)
2 - Por pluralidade.
É a maioria dos votos sem ser mais que 50%
Ex de eleição: Débora - 7 votos; Robson - 4 votos; Geovana - 4 votos
3 - Por 2/3 dos votos
4 - Decisão por Unanimidade: Quando todos estão a favor.
Isto é comum na igreja, devido aos interesses comuns dos membros e a atuação do Espírito Santo promovendo a unidade (Efés. 4:3, 12 -13).
5 - Decisão por Consenso: Ocorre quando pelo menos a grande maioria se inclina em uma certa direção e mesmo que alguém não concorde completamente, está disposto a acompanhar os demais.
O consenso é a opinião geral, o acordo. É o método que deveríamos usar ao buscarmos uma decisão em grupo.

Como o Consenso Pode Ser Alcançado?
Para alcançar o consenso, a diferença de opinião deve ser vista como uma maneira de:
• Reunir informação adicional
• Esclarecer itens
• Forçar o grupo a buscar melhores alternativas.
Assim, o conflito de idéias, soluções, etc, deve ser visto como ajuda e não como empecilho no processo de encontrar o consenso.
Animar uma participação franca de desacordo.
Cada participante deve ter a responsabilidade de ouvir e ser ouvido.
Não se deve confundir silêncio com concordância. Alguns ficam calados, mas não estão concordando com o que está sendo decidido. Por isso o líder deve incentivar a participação de todos.
Deve-se procurar reduzir a tensão, quando necessário. Quando os ânimos estiverem se exaltando, é bom dar uma paradinha na discussão, passar para outro ponto menos polêmico, e depois retornar ao diálogo.
Lembrar que os melhores resultados vêm de uma combinação de informações, lógica e emoção.

Adaptado de:
"Para você que quer ser líder", do Pr. Robert Pierson.

"Onde não há conselho fracassam os projetos, mas com os muitos conselheiros há bom êxito" (Prov. 15:22).

RETIRADO DO BLOG DO PR. GILSON MEDEIROS